Toulouse 2023 : les coulisses d’une superbe édition ! …

28/11/2023

Vie de l'Association

Comme pour chaque évènement, les dernières semaines, les derniers jours, les dernières heures sont en général les plus tendues et les plus intenses. Depuis 2 mois, après nos journées chargées de véto équin, nous découvrons 150 mails : inscriptions congressistes, arrivées conférenciers, centre des congrès, traiteur, partenaires, communication ...  Et puis c’est le grand jour !

Les partenaires sont tous présents sur leurs stand (saluons leur participation fidèle car cela ne pourrait pas se faire sans eux !), les salles sont prêtes et le distanciel en place, les conférenciers de tous horizons sont là, le programme concocté par l’ensemble des membres du CS et mené par l’hyperactivité impressionnante de Céline va démarrer, les juniors renseignent, accompagnent et s’activent, les congressistes sont au rendez-vous,  l’équipe organisatrice est au complet savourant l’instant… Quel bonheur de se retrouver pendant ces journées que nous préparons activement depuis plus de 6 mois !

Vous avez peut-être déjà vécu cela dans la préparation d’un évènement, nous le vivons chaque année avec la même adrénaline !

Tout est normalement prévu… Autopsie de trois jours de congrès…

Le mardi soir, on se retrouve en petit comité pour répartir les rôles de chacun pendant ces trois journées intenses.

Le mercredi démarre avec les ateliers répartit entre la clinique du Cheval et l’ENVT. Côté, Palais des Congrès c’est l’ébullition pour les derniers préparatifs : badges, stands, sacoches, preview, traduction, … C’est aussi le moment de la rencontre des premiers juniors qui arrivent pour prêter main forte, merci à eux ! Déjà 19h30, nous fermons vite le centre des congrès pour enchainer sur la soirée Job Dating organisée par Benoit et Charlotte. Une 2ème édition réussie avec une belle introduction de Robin Lunetta du SNVEL sur les statuts de collaborateur et salariés forfait jour. La soirée s’enchaine avec une réunion puis vers minuit, nous aidons les derniers intervenants à finir leurs présentations…

5h30 jeudi matin… le réveil sonne, le stress commence à monter. Avons-nous pensé à tout ? On retrouve nos chers juniors vers 6h30, pour la dernière planification des missions de chacun. A 7h, les portes s’ouvrent et les premiers participants arrivent doucement puis cela s’active entre 8h- 8h30. La journée de conférences démarre : 500 personnes présentes sur site, et environ 50 personnes en distanciel. Il y a sans cesse des surprises, des bugs, des problèmes divers et variés. Nous aimerions regarder une conf, aller discuter avec nos amis, échanger plus avec nos partenaires, mais nous sommes au pas de course du matin jusqu’au soir afin de fournir le meilleur. La soirée du jeudi soir fait honneur à l’AVEF : la piste de danse est animée de 23h30 à 3h sans relâche. La salle des colonnes était magnifique pour nous recevoir à Toulouse. Parmi les responsabilité du groupe organisation… nous avons le devoir de clôturer la soirée… retour 4h du matin.

Petite nuit de moins de 3h, le réveil sonne… Un Doliprane® pour démarrer la journée et il est temps de retrouver nos juniors pour notre 2ème journée de conférences. Des conférences particulièrement intéressantes ainsi que des courtes communications et des posters de très grande qualité. La journée malgré le peu d’heures de sommeil, passe à toute vitesse. 18h, c’est déjà fini ! Tout le monde repart, on démonte, on discute quelques minutes avec les confrères. Les retours sont très positifs, les sourires sont là et la satisfaction d’avoir fait une belle édition aussi ! La reconnaissance ne devrait pas être notre moteur, mais il faut l’avouer : cela nous fait du bien après plusieurs mois de préparation de cet évènement. Une fois le matériel rangé, débrief à chaud… nous sommes tous éreintés et ravis.

Cette réussite est le résultat d’un vrai travail d’équipe : notre nouvelle assistante, Elisabeth, qui faisait son 1er congrès et qui a résisté vaillamment à cette épreuve, l’équipe orga du CA (Charles-François, Céline, Hameline, Sarah, Eric et Laurent mais aussi Charlotte, Isabelle, Fabrice, Vincent, Jean-Marc) qui prépare cet évènement avec beaucoup d’énergie et toujours dans la bonne humeur, le conseil scientifique pour ce superbe programme, le local de l’étape Louis-Marie, notre chargé de communication Charlotte qui a transformé la communication de l’AVEF depuis 3 ans, tous nos intervenants qui font la richesse scientifique de ce congrès, nos juniors et nos autres prestataires qui nous entourent chaque année : Fanny pour ses films, l’équipe de captation,… et enfin je remercie encore une fois les partenaires qui nous accompagnent pour cet évènement !

C’est la somme de toutes ces compétences et de ces énergies qui rend les Journées Annuelles possibles. Qu’on se le dise… ! Nous comptons bien renouveler l’expérience à Tours l’année prochaine ! On vous y attend encore plus nombreux !

Hameline Virevialle, Vétérinaire, Vice-présidente – Responsable digital de l’AVEF

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